Cronogramas anteriores - Siads

 

Ofício Circular nº 23079.1/2021, de 18 de fevereiro de 2021 - Implantação do SIADS - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

Cronograma de implantação (alterado) - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

Ofício Circular nº 2/2021 - PR6/GSGP/DGPAT, de 10 de maio de 2021 - Alteração do cronograma de implantação do Siads - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

Cronograma de implantação (alterado)  - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

Ofício Circular nº 3/2021 - PR6/GSGP/DGPAT, de 31 de agosto 2021 - Nova alteração do cronograma de implantação do SIADS - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

Cronograma de implantação (alterado) - Revogado pela Portaria PR6/UFRJ 174/2022

 

Perguntas e respostas frequentes

 

Veja aqui as perguntas e respostas mais frequentes acerca dos assuntos relacionados à administração patrimonial na UFRJ.

 

Em caso de dúvidas, mesmo após a leitura abaixo, entre em contato conosco pelos e-mails O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. ou O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.). Se preferir, leve e compartilhe as suas dúvidas no próximo encontro da Câmara Técnica de Administração Patrimonial.

 

1- O que é a Câmara Técnica de Administração Patrimonial?

• A Câmara Técnica de Administração Patrimonial (CT-AP)é um espaço democrático, de caráter didático, vinculado à Superintendência-Geral de Patrimônio, da Pró-Reitoria de Gestão e Governança, e foi criada inicialmente pela Portaria nº 282, de 12 de janeiro de 2021, publicada no Boletim da UFRJ nº 3, de 21 de janeiro de 2021, revogada pela Portaria nº 823, de 09 de fevereiro de 2021, e recriada pela Portaria nº 824, de mesma data, ambas publicadas no Boletim da UFRJ nº 7, de 18 de fevereiro de 2021, com as seguintes atribuições:
• colaborar na proposição de temas a serem levados às instâncias competentes por criar diretrizes e orientações para nortear a gestão e o cadastro dos bens móveis e imóveis utilizados pelos diversos órgãos da UFRJ, e na discussão e  elaboração de normas e procedimentos, buscando, sempre que possível, a padronização das atividades de gestão do acervo patrimonial;
• discutir propostas a fim de contribuir para mapear e descrever os processos relativos à área de gestão patrimonial de bens móveis e imóveis, incluindo a gestão de outorgas de uso de imóveis e a utilização de imóveis de terceiros;
• discutir e propor medidas e ações que visem a acompanhar o processo de planejamento quando este envolver atividades que se relacionam ao patrimônio móvel e imóvel da UFRJ;
• oferecer sugestões e apresentar propostas de políticas de gestão relativas ao cadastro e ao tombamento de bens móveis, controle, movimentação e desfazimento, em apoio às unidades da UFRJ;
• propor modelos de avaliação para o desempenho da área de patrimônio, para posterior apresentação aos órgãos superiores, e modelos de relatórios de gestão e formas de coleta dos dados gerenciais; 
• debater e levantar temas a serem discutidos, inclusive sobre a necessidade de capacitação da área; e
• esclarecer dúvidas de caráter geral e específico sobre temas afetos.

 

2 - Quais são os objetivos da CT-AP?

O objetivo da CT-AP é criar um espaço de convivência e interlocução didática que posa ser utilizado por toda a UFRJ para agregar experiências, debater assuntos relevantes acerca da administração patrimonial, dissipar dúvidas, esclarecer conceitos, discutir proposições, oferecer sugestões e apresentar propostas acerca de temas de interesse comum à administração do acervo patrimonial.

 

3- Quem participa da CT-AP e com que frequência ocorrem os encontros?

A CT-AP conta com a participação dos seguintes representantes envolvidos nas atividades de administração patrimonial coordenadas pela Superintendência-Geral de Patrimônio no âmbito da UFRJ, sem prejuízo da participação de quaisquer outros interessados:

• Superintendente-Geral de Patrimônio e seus Substituto-Eventual e Assessor;
• Diretor(a) da Divisão de Gestão Patrimonial e/ou seu Substituto-Eventual;
• Chefe da Seção de Cadastro e Tombamento e /ou seu Substituto-Eventual;
• Chefe da Seção de Análise e Conciliação e /ou seu Substituto-Eventual;
• Chefe da Seção de Bens Imóveis e/ou seu Substituto-Eventual;
• Diretor(a) da Divisão de Gestão de Cessão de Uso e/ou seu Substituto-Eventual;
• Chefe da Seção de Cobrança e/ou seu Substituto-Eventual;
• Chefe da Seção de Controle e Fiscalização e/ou seu Substituto-Eventual;
• Demais convidados, representando a Administração Central e unidades administrativas da UFRJ (agentes/representantes de setores de patrimônio, diretores/gerentes administrativos, diretores de unidades e outros).

Os encontros estão programados para acontecer mensalmente, na última quinta-feira do mês de 15:00h às 16:30h, de acordo com o link enviado aos e-mails cadastrados.

 

4- Como faço para participar dos encontros?

Caso tenha participado de algum encontro anterior, basta verificar o seu e-mail antes da data do próximo encontro e acessar o link enviado. Caso não tenha participado de nenhum outro encontro anterior, favor acessar e preencher o formulário disponível em https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeCkMxPJ-FUpxv8Tf4ZjVsFnl3EjPXTisySkJgZNVA5cSP4yA/viewform?usp=sf_link e aguardar a sua confirmação.

 

A seguir, elencamos as principais dúvidas e respostas separadas por temas mais frequentes:

 

Sobre bens inservíveis

1- Posso jogar fora um equipamento que não tem mais conserto?

Não, em hipótese alguma se deve jogar fora um bem permanente da UFRJ. Deve-se proceder de acordo com o Instrumento normativo NG 5301-00.01 - Desfazimento de bens, disponível na página https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

2- Encontrei no lixo bens permanentes da UFRJ. A quem devo avisar?

Ao Agente de Patrimônio da Unidade ou à Divisão de Gestão Patrimonial da PR6 pelo e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo..

 

3- Quais os procedimentos necessários para a retirada de bens inservíveis?

Deve-se proceder de acordo com o instrumento normativo NG 5301-00.01 - Desfazimento de bens, disponível na página https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

4- Por que é necessário um laudo técnico para a retirada de equipamentos de informática, de refrigeração e equipamentos médicos e laboratoriais inservíveis?

Porque apenas um técnico devidamente capacitado pode avaliar se o conserto de um equipamento desta natureza é viável ou não, e economicamente vantajoso.

 

Sobre imóveis

1- Recebi carnê de IPTU em minha unidade. O que devo fazer?

Nestes casos, qualquer cobrança relacionada a imóvel, próprio ou cedido, deve ser encaminhada à Divisão de Gestão Patrimonial da PR6, para o endereço O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo..

 

2- Necessito de cópia de certidão de imóvel da UFRJ. Como posso consultar?

Na página eletrônica da PR6: https://gestao.ufrj.br/index.php/divisao-de-gestao-patrimonial/secao-de-bens-imoveis/12-patrimonio/818-imoveis-de-propriedade-da-ufrj.

 

Sobre agentes patrimoniais

 1- O que é o agente patrimonial?

É o servidor designado pelo titular da Unidade Administrativa ou Acadêmica, devidamente cadastrado no órgão de Patrimônio, que atuará como elemento de ligação entre a Unidade e o órgão de Patrimônio.

 

2- Qual a importância do agente patrimonial na UFRJ? Existe alguma previsão legal para a sua instituição?

O Agente Patrimonial deve cumprir o papel de gerenciador do patrimônio sob sua guarda, efetuando um controle permanente de todos os bens móveis da Unidade. Deve ajudar a conscientizar aos demais servidores da necessidade de zelar pelos bens patrimoniais da instituição, evitando danos ou desgastes desnecessários. Vide art. 94 da Lei 4.320/1964:

Haverá registros analíticos de todos os bens de caráter permanente, com indicação dos elementos necessários para a perfeita caracterização de cada um dêles e dos agentes responsáveis pela sua guarda e administração.

 

3-Quais são as atribuições do agente patrimonial?

O agente patrimonial é incumbido de supervisionar o trabalho da comissão local de inventário. Além de acompanhar este trabalho, cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua unidade, compreendendo o contato com a DGP para tratar de desfazimento de bens, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade universitária etc.

Toda a movimentação de bens patrimoniais ocorridas durante o mês deve ser enviada através do Relatório de Bens Móveis Permanentes pelo Agente de Patrimônio à DGP.

 

4- Como se dá a designação para a função de agente patrimonial? Quem é o agente público competente para investir o servidor nesta função?

A designação ocorre através de publicação no Boletim Interno da UFRJ. O diretor de unidade é autoridade competente para produzir o ato administrativo correspondente, uma vez que o servidor ficará responsável pela gestão dos bens da unidade.

Uma vez publicado, o diretor deve informar quais servidores foram nomeados e os seus respectivos e-mails institucionais à DGP, que manterá um controle de todos os agentes das unidades da UFRJ na página da PR6 (https://gestao.ufrj.br/index.php/divisao-de-gestao-patrimonial).

 

5- O acesso ao Sistema de Administração Patrimonial é exclusivo do agente patrimonial?

Não. As unidades podem solicitar a senha de consulta para o agente patrimonial, servidores que fazem parte da comissão de inventário local e ainda para funcionários do setor financeiro/contábil que necessitam de informações do sistema físico para a realização de seus trabalhos internos. As chefias de setor e diretores também podem ter acesso ao sistema na modalidade de consulta para verificações de bens de sua unidade.

 

6- O trabalho do agente patrimonial substitui o da comissão de inventário de bens patrimoniais?

Não. Os trabalhos desenvolvidos pelo agente complementam aqueles feitos pela comissão de inventário de bens, seja eventual ou anual, e são mais abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da unidade.

 

7- A direção de unidade pode designar mais de um agente patrimonial para realizar os trabalhos?

Sim, recomendamos que haja a designação de no mínimo um Agente de Patrimônio e um substituto para cada unidade da UFRJ.

 

8- Quais serão as fontes de consulta do agente patrimonial para o desempenho de suas atribuições?

Legislação vigente e instrumentos normativos disponíveis em https://gestao.ufrj.br/index.php/divisao-de-gestao-patrimonial/cadastro-e-tombamento-bens-moveis.

 

Sobre bens patrimoniais em geral

1- Qual é a diferença entre materiais de consumo e materiais permanentes?

Materiais de consumo são bens de curta duração, como caneta, papel, grampos etc. Os bens de duração superior a dois anos são considerados materiais permanentes e deverão ser tombados para controle individualizado e fins de inventário. Itens de reposição, como peças de automóveis, acessórios de computador e troca de elevador, são considerados materiais de consumo.

 

2- Existem equipamentos sem uso no meu setor, mas que estão em perfeito estado. O que faço com eles?

Nunca deixe equipamentos sem uso guardados, pois o tempo e a ociosidade acabarão por danificá-los. Nestes casos, a unidade deverá efetuar a transferência dos bens para a DGP, obedecendo aos procedimentos da norma interna “Transferência Interna de Bens Móveis”, disponível em breve na página https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos para os mesmos sejam permaneçam guardados em seu Depósito Central até destinação final e ofertados às demais unidades da UFRJ.

 

3- Eu e meus colegas de trabalho decidimos comprar um equipamento para nosso setor com verba pessoal. Ele precisa ser tombado?

Todos os bens que ingressam na UFRJ devem ser tombados. Em casos como esse, sugerimos que o grupo doe o equipamento para a Universidade, através de procedimento de Doação regulado pela norma interna NG 5304-01.00 - Recebimento de bens móveis por doação, disponível em https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

4- Comprei um equipamento com verba própria para uso pessoal dentro da UFRJ, mas não gostaria de doá-lo à Universidade. Como devo proceder?

Os seguranças da UFRJ são orientados a não liberar a saída de bens de dentro da Universidade sem autorização por escrito da autoridade competente da respectiva unidade. Em casos como esses, tenha sempre com você a Nota Fiscal de compra do bem em seu nome, pois essa é a única forma de provar que o equipamento é seu e não da UFRJ. Lembre-se de que a UFRJ não se responsabiliza pela manutenção ou guarda de bens permanentes que não estejam registrados no acervo da Universidade.

 

5- O que acontece quando um bem desaparece ou é propositalmente danificado?

Deverá ser instituído um processo conforme a norma interna NG 5302-02.02 - Apuração por dano e extravio de bem móvel, disponível em https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

Sobre tombamento

1- Por que os bens da UFRJ precisam ser tombados?

O tombamento é a forma mais eficiente de se registrar, controlar e conservar os bens da Universidade. É um procedimento padrão adotado por todas as entidades da administração pública.

 

2- O tombamento consiste apenas na colocação da placa numerada no bem?

Não, a placa numerada é apenas a forma de identificação do bem registrado no Sistema de Patrimônio da UFRJ.

 

3- Para que serve o cadastro de bens permanentes?

O cadastro de bens móveis permanentes é efetuado pela Seção de Cadastro e Tombamento da Divisão de Gestão Patrimonial com base nos documentos presentes nos processos de Tombamento. Esse registro é essencial para o controle da localização e da carga patrimonial do bem. Através dele é emitido o Termo de Responsabilidade Definitivo.

 

4- O que é Termo de Responsabilidade (TR)?

É um documento emitido pela Seção de Cadastro e Tombamento da DGP após o tombamento do bem, no qual se identifica o responsável e detentor da guarda de um bem patrimonial.

 

5- Qual é a responsabilidade de quem assina o TR?

O detentor da carga patrimonial, ou seja, quem assina o TR, é responsável pela guarda e zelo do bem sobre sua responsabilidade e deverá comunicar ao Agente de Patrimônio da unidade qualquer irregularidade ocorrida com o bem entregue aos seus cuidados.

 

6- Sou o(a) novo(a) diretor(a) de uma Divisão…. Não posso e nem devo assinar Termos de Responsabilidade de bens que não foram comprados em minha gestão. Quem tem que fazer isso é o antigo diretor?

O Termo de Responsabilidade referente a um bem adquirido antes da gestão de um diretor, coordenador ou chefe de departamento deve sim ser assinado por ele, já que ao ser investido no cargo, o mesmo fica ciente de que assume os bens de sua unidade administrativa. Para se resguardar, o ideal é que o novo responsável pela unidade realize um inventário eventual de bens móveis permanentes por motivo de mudança de chefia, para que assim possa apurar o patrimônio existente sob sua responsabilidade, sem prejuízo do inventário anual.

 

7- O usuário também é responsável pelos bens patrimoniais?

Sim, todos os usuários devem zelar pela conservação dos bens e informar qualquer irregularidade ao Agente de Patrimônio.

 

8- Encontrei uma placa com número de tombamento. O que faço com ela? Posso jogar fora?

Não, nunca jogue fora as placas de tombamento que você encontrar, pois certamente caíram de algum equipamento. Entre em contato com o Agente de Patrimônio da unidade para que o mesmo possa identificar a qual bem pertence e repô-la.

 

9- Alguns equipamentos do meu setor estão sem placa de tombamento. Como devo proceder?

Entre em contato com o Agente de Patrimônio e converse com os servidores de seu setor e procure saber como esses bens entraram na Universidade. Depois deverá ser instruído um processo com a documentação e enviado para a DGP providenciar o tombamento dos mesmos.

 

Sobre transferência

1- O setor próximo ao meu precisa de um equipamento que o meu setor possui e não utiliza. Posso transferir este equipamento para lá?

Sim, mas não basta que o equipamento seja transferido fisicamente para outro setor, ele também precisa ser transferido no nosso cadastro. Para isso, deverá ser feito um procedimento próprio regulado pela norma interna “Transferência Interna de Bens Móveis Permanentes”, disponível em breve em https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

2- O que pode acontecer se eu transferir fisicamente um bem para outro setor e não comunicar este fato ao Agente de Patrimônio?

Neste caso, o bem não terá seu cadastro alterado e continuará constando como localizado no seu setor, o que acarretará em uma diferença física no inventário. Além disso, a carga patrimonial não será alterada, ou seja, o seu setor continuará responsável pela guarda e manutenção do bem e deverá responder por qualquer dano que ocorrer no equipamento.

 

3- Como proceder em caso de mudança de chefia?

Quando o detentor da carga patrimonial deixa de ser responsável pelos bens de seu setor devido à mudança de direção ou chefia, deve-se retificar a carga de responsabilidade com a emissão de um novo TR e providenciar sua assinatura pelo novo chefe/ diretor.

 

Sobre doações

 1- Qual é o procedimento que devemos ter para fazer uma doação de um bem para a UFRJ?

Deve ser constituído um processo regulado pela norma interna NG 5304-01.00 - Recebimento de bens móveis por doação, disponível em https://gestao.ufrj.br/index.php/2-uncategorised/596-instrumentos-normativos.

 

Sobre outorgas de uso de espaços

1- Os imóveis próprios da UFRJ são passíveis de serem utilizados por terceiros?

Sim, desde que autorizado por ato administrativo fundamentado e observados os procedimentos previstos em normas internas e pela legislação em vigor.

Favor consultar as principais normas em: https://gestao.ufrj.br/index.php/divisao-de-gestao-de-cessao-de-uso/21-orientacoes-e-manuais/613-legislacoes-e-manuais-cessoes-de-usoe a apresentação disponível em

https://gestao.ufrj.br/images/Camara_Tecnica/Camara_Tecnica_de_Administracao_Patrimonial/Outorgas_de_uso_privativo_de_espacos_fisicos.pdf.

 

Sugestões

 

Nome: Felippo do N. Mota Lima - Superintendente Substituto do Centro de Filosofia e Ciências Humanas

 

Sugestão: Considerando que um dos objetivos de implantação do SEI é justamente passar a operar os principais procedimentos administrativos internos da Universidade; e que já há uma rotina (Base de Conhecimento) estabelecida nessa plataforma, sugerimos que a referida norma não preveja a possibilidade de tramitação por e-mail. Visando uma maior padronização dos procedimentos e, com isso, maior efetividade nas diversas rotinas administrativas, essa Superintendência sugere
que os processos de transferência interna de bens sejam efetivadas somente via SEI.

 

Resposta SGP/PR6: Informamos que a sua sugestão foi acatada e que a norma em questão especificará apenas a transferência interna por meio de processo regular eletrônico no SEI, com o objetivo de promover a eficiência administrativa e a própria instrução processual. Esclarecemos que o item 7.2 foi alterado, com acréscimo do subitem 7.2.1, assim:
7.2.    A transferência só será realizada pelo setor responsável com a anuência da direção da unidade cedente (diretor(a)/responsável máximo pela instância universitária ou diretor(a) administrativo ou autoridade equivalente), e após solicitação por ofício (conforme Anexo I) da unidade requerente, detalhando os bens requisitados a serem transferidos, indicando o número de patrimônio, descrição, subelemento, valor, localização dos bens e também nome e SIAPE do novo servidor responsável.
7.2.1.    O ofício com pedido de transferência de bens móveis permanentes, devidamente assinado pela parte requisitante, e o despacho de anuência e autorização da parte cedente deverão constar no respectivo processo SEI, constituído e autuado exclusivamente para esse fim.

Sugestões

 

Nome: Luiz Carlos Rodrigues - Assistente em Administração - Secretaria Administrativa do Gabinete da Reitoria

 

Sugestão: 

Ao invés do procedimento ser realizado via ofício físico e e-mail, acredito que seria mais eficiente realizar o procedimento com o auxílio do Sistema Eletrônico de Informações. Para isso, é necessário:

- Criar tipo de processo no SEI para transferência de bens móveis permanentes.
- Criar uma base de conhecimento no SEI para orientar as servidoras e servidores na abertura e no andamento do processo.
- Realizar a transferência via processo administrativo no Sistema Eletrônico de Informações (SEI).
- Todas as tramitações e comunicações necessárias, como as citadas nos pontos 7.2, 7.4 e 7.5 e qualquer outra ocasionalmente necessária será registrada no processo.

É preciso ressaltar a importância de realizar o procedimento desta forma:

1) Economia de materiais e sustentabilidade ambiental: impressões para trâmites físicos se tornarão desnecessárias.
2) Economia de tempo e recursos como combustível: transporte de documentos físicos serão economizados.
3) Eficiência: aumento da celeridade para realizar tramitações e possíveis correções.
4) Publicidade: o registro das ações ficam registradas e transparentes de maneira fácil e simples para quem tiver interesse.
5) Conformidade com o sistema de regime de trabalho remoto: as assinaturas necessárias podem ser realizadas remotamente, sem a necessidade do assinante estar presente no mesmo lugar do documento. Isso é extremamente importante em vista do regime remoto de trabalho que grande parte do corpo de servidores justificadamente se encontra.

Importa dizer que a sugestão de realizar o procedimento de transferência de bens móveis permanentes via processo administrativo só deve ser levada em consideração se puder ser feita pelo SEI. Se for para ser realizada pelo Sistema de Acompanhamento de Processos onde há a tramitação física de processo, retiro minha sugestão.

 

Resposta: 

Em atenção à sugestão do Sr. Luiz Rodrigues, seguem nossas propostas de alteração da norma:

Alteração no Item 7.2:

7.2. A transferência só será realizada com a anuência da Direção  das Unidades (Diretor(a)/Responsável Máximo pela Instância Universitária, Diretor (a) Administrativo ou Setor/Agente de Patrimônio), mediante comunicação por ofício (conforme Anexo I), da unidade requerente para a cedente, detalhando os bens a serem transferidos, indicando o número de patrimônio, descrição, subelemento, valor, localização dos bens e também nome e SIAPE do novo servidor responsável. O ofício devidamente assinado pelas unidades será encaminhado à Divisão de Gestão Patrimonial através do e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo.. De igual modo, a solicitação de transferência poderá ser realizada por meio de Processo SEI, constituído exclusivamente para esse fim.

Alteração no Item 7.4:

7.4. Após a transferência, além de dar saída dos bens no inventário da Unidade cedente, a Divisão de Gestão Patrimonial providenciará a realocação dos bens para a Unidade requerente, informando a transferência destes no Sistema de Patrimônio e no SIAFI, e encaminhará por e-mail ou por meio do Processo SEI, a depender da forma de solicitação, os novos termos de responsabilidade definitivos a serem assinados pelo novo responsável do bem móvel.

Alteração no Item 7.5:

7.5. O agente de patrimônio da unidade requerente enviará à DGP através do e-mail O endereço de e-mail address está sendo protegido de spambots. Você precisa ativar o JavaScript enabled para vê-lo. o novo termo de responsabilidade definitivo assinado, o autuará no Processo SEI (quando for o caso) e providenciará atualização de seus controles internos.