Bens inservíveis

1. 1. Posso jogar fora um equipamento que não tem mais conserto?

Não, em hipótese alguma se deve jogar fora um bem permanente da UFRJ. A DGP disponibiliza um serviço de retirada de bens inservíveis que fará todos os trâmites necessários para a baixa patrimonial e o desfazimento adequado do bem.

3. 2. Encontrei no lixo bens permanentes da Universidade. Devo avisar alguém?

Sim, entre imediatamente em contato com a DGP para que possamos proceder com a retirada adequada do bem.

Agentes Patrimoniais

1. 1. Quem é Agente Patrimonial?

É o servidor designado pelo titular da Unidade Administrativa ou Acadêmica, que atuará como elemento de ligação entre a Unidade e a DGP.

3. 2.Quais as atribuições do Agente Patrimonial?

Cabe a este servidor toda a administração patrimonial de sua unidade, compreendendo o contato com a DGP para tratar de retiradas, tombamento de bens, projetos de pesquisa que envolvam a compra de bens patrimoniais, furtos e roubos ocorridos na unidade, palestras de conscientização e sensibilização da comunidade universitária, envio de documentações de reformas em setores que impliquem a instalação de bens patrimoniais, bem como auxiliar a Comissão de Inventário.

Responsável pela elaboração do Relatório Mensal de Bens Patrimoniais e entrega-lo à DGP.

4. 3.Como se dá a designação para a função de agente patrimonial? Quem é o agente público competente para investir o servidor nesta função?

A designação ocorre através de publicação no Boletim Interno da UFRJ. O diretor de unidade é autoridade competente para tal ato administrativo, uma vez que o servidor ficará responsável pela gestão dos bens da unidade. É de suma importância que a DGP seja informada pela direção de unidade sobre a designação.

5. 4.O acesso ao Sistema Patrimonial é exclusivo ao Agente do Patrimônio?

Não. As unidades podem solicitar a senha de consulta para o agente patrimonial, servidores que fazem parte da comissão de inventário local e ainda para funcionários do setor financeiro/contábil que necessitam de informações do sistema físico para a realização de seus trabalhos internos. As chefias de setor e diretores também podem ter acesso ao sistema na modalidade de consulta para verificações de bens de sua unidade.

6. 5.O trabalho do Agente Patrimonial substitui o da comissão de bens patrimoniais?

Não. Os trabalhos desenvolvidos pelo agente complementam aqueles feitos pela comissão e são mais abrangentes, pois incluem todas as rotinas de acompanhamento de bens da unidade.

Bens patrimoniais em geral

1. 1. O que acontece quando um bem é propositalmente danificado ou desaparece?

Caracterizada a existência de responsável sobre a avaria ou desaparecimento do material, ficará esse responsável sujeito à pena de substituição, reparação ou indenização, conforme o caso. Se o valor de mercado do bem não ultrapassar à cota de R$ 8.000,00 (oito mil reais) e o seu perdimento foi originado por servidor previamente identificado, a quem cabia a guarda do material e por conduta não intencional lhe deu causa, a unidade deverá se valer do TERMO CIRCUNSTANCIADO ADMINISTRATIVO (TCA).

Nos demais casos como o desaparecimento por roubo ou extravio, faz-se necessária a abertura de processo administrativo disciplinar ou sindicância administrativa, conforme disposição do Título V da Lei nº 8.112/90, com designação de uma Comissão formada, no mínimo, por três servidores, a quem caberá relatar os fatos, apontar responsabilidades e detectar falhas administrativas, de modo a impedir que mais bens sejam desviados ou perdidos. 

Tombamento

1. 1. Por que os bens da UFRJ precisam ser tombados?

O tombamento é a forma mais eficiente de se registrar, controlar e conservar os bens da Universidade. É um procedimento padrão adotado por todas as entidades da administração pública.

3. 2. Para que serve o cadastro de bens permanentes?

O cadastro de bens móveis permanentes é efetuado pela DGP com base nos documentos existentes. Esse registro é essencial para o controle da localização e da carga patrimonial do bem. Através dele é emitido o Termo de Responsabilidade.

4. 3.O que é o Termo de Responsabilidade?

É um documento emitido pela DGP após o cadastro do bem que identifica e responsabiliza quem detém a guarda de um bem patrimonial.

5. 4.Qual a responsabilidade de quem assina o TR?

O detentor da carga patrimonial, ou seja, quem assina o TR, é responsável pela imediata comunicação ao Patrimônio sobre qualquer irregularidade ocorrida com o bem entregue aos seus cuidados.

Também é responsável pela guarda e conservação do bem patrimonial.

6. 5.O usuário também é responsável por bens patrimoniais?

Sim, todos os usuários devem zelar pela conservação dos bens e informar qualquer irregularidade à DGP.

7. 6.Encontrei uma placa com número de tombamento. O que faço com ela? Posso jogar fora?

Não, nunca jogue fora as placas de tombamento que você encontrar, pois certamente caíram de algum equipamento. Ligue para a DGP e informe o número de tombamento para que possamos identificar a qual bem pertence e repô-la.

Tranferência

1. 1. O setor próximo ao meu precisa de um equipamento que o meu setor possui e não utiliza. Posso transferir este equipamento para lá?

Sim, mas não basta que o equipamento seja transferido fisicamente para outro setor, ele também precisa ser transferido no nosso cadastro. Para isso, comunique a movimentação à DGP através do preenchimento e envio da Nota de Transferência.

Esta operação deve ser registrada no RMBP no mês subsequente tanto na unidade que transfere quanto a que recebe o bem.

3. 2.O que pode acontecer se eu transferir fisicamente um bem para outro setor e não comunicar este fato à DGP?

Neste caso, o bem não terá seu cadastro alterado e continuará constando como localizado no seu setor, o que acarretará em uma diferença física no inventário. Além disso, a carga patrimonial não será alterada, ou seja, o seu setor continuará responsável pela guarda e manutenção do bem e deverá responder por qualquer dano que ocorrer no equipamento. Portanto, nunca deixe de comunicar à DGP as transferências de seu setor.

4. 3.Como proceder em caso de mudança de chefia?

Quando o detentor da carga patrimonial deixa de ser responsável pelos bens de seu setor devido à mudança de direção ou chefia, deve-se retificar a carga de responsabilidade com a emissão de um novo TR e sua assinatura pelo novo chefe/ diretor. 

Termo Circunstanciado Administrativo

Texto extraído da home do CGU - http://www.cgu.gov.br

1. Em que consiste a apuração prevista na IN CGU nº 04/2009?

Trata-se de uma apuração simplificada a ser realizada por meio de um instrumento processual chamado Termo Circunstanciado Administrativo (TCA) e que será utilizada em casos de extravio ou dano a bem público, que implicar em prejuízo de pequeno valor.

2. O que é considerado prejuízo de pequeno valor?

É aquele cujo preço de mercado para aquisição ou reparação do bem extraviado ou danificado seja igual ou inferior ao limite legal estabelecido como de licitação dispensável (Lei nº 8.666/1993, art. 24, inc. II).

3. O limite monetário a ser considerado para se avaliar se o prejuízo é de pequeno valor deve ser aquele sob o qual o bem se encontra registrado contabilmente na Administração ou aquele de mercado no momento da avaliação para eventual ressarcimento?

O limite a ser levado em conta é aquele correspondente ao preço de mercado para aquisição ou reparação do bem extraviado ou danificado no momento da avaliação para eventual ressarcimento

4. O valor definido na IN CGU nº 04/2009 para considerar o prejuízo como sendo de pequeno valor pode ser flexibilizado pela autoridade competente para lavrar o TCA ou pela autoridade que irá proferir o julgamento?

Não. Em razão de o referido valor ser considerado um critério objetivo para identificar aquelas situações passíveis de serem apuradas pela via simplificada do TCA, tal valor não poderá ser abrandado ou agravado em nenhuma hipótese. Assim, caso se verifique que o prejuízo causado ao erário ultrapasse ainda que minimamente aquele limite, os fatos deverão ser apurados por meio de processo administrativo disciplinar ou sindicância.

5. O TCA se aplica apenas a bens devidamente patrimoniados pelo órgão público?

Não. A apuração simplificada por TCA também pode ser utilizada em casos de danos ou extravio a bens que, de qualquer forma, estejam provisoriamente sob a guarda da Administração, como, por exemplo, bens retidos ou apreendidos

6. O TCA se aplica para situações que acarretem danos ou extravios de processos administrativos no âmbito de órgãos públicos, independente de valores financeiros de que, porventura, tratem aqueles processos?

Não. Em casos de danos ou extravios de processos administrativos, independente de eventuais valores financeiros que neles sejam discutidos, a apuração deve ser feita por meio de sindicância investigativa, visto que, no caso, o valor de um processo pode ser incomensurável. Além disso, a medida de reconstituição dos autos não se confunde com aquiescência em restituir algum valor.

7. O que significam os termos “conduta dolosa” e “conduta culposa” mencionados na IN CGU nº 04/2009?

Uma conduta será considerada DOLOSA quando o servidor envolvido tiver danificado ou extraviado o bem de maneira intencional, ou seja, ele previu que o dano ou o extravio poderia acontecer – o servidor tinha consciência disso – e, mesmo assim, prosseguiu na realização da conduta que, ao final, danificou ou extraviou o bem público. Já a conduta CULPOSA acontecerá quando o servidor envolvido tiver extraviado ou danificado o bem sem a intenção de fazê-lo, de modo que o dano ou o extravio somente aconteceu em razão de uma falta de cuidado daquele servidor.

8. Quais as situações que poderão ser solucionadas através da apuração simplificada por TCA?

(I) Quando o fato que ocasionou o extravio ou o dano ao bem público decorreu do uso regular deste ou de fatores que independeram da ação do servidor ou (II) quando o bem tiver sido extraviado ou danificado em razão de conduta culposa do servidor e este tiver realizado o adequado ressarcimento ao erário correspondente ao prejuízo causado.

9. Se o servidor optar pelo ressarcimento através de prestação de serviço que restitua ao bem as condições anteriores, este serviço deverá ser realizado pessoalmente pelo servidor?

Não. Tal prestação de serviço poderá ser efetuada por terceiro escolhido pelo servidor envolvido ou indicado pela Administração; contudo, em ambos os casos, o preço cobrado pelo terceiro para a realização do serviço será custeado pelo servidor.

10. Quem atestará se o serviço foi prestado adequadamente? 

R: Esta incumbência será do responsável pela gerência de bens e materiais da unidade administrativa, que poderá solicitar o apoio de área técnica especializada quando o bem apresentar características mais complexas, como no caso de bens de informática.

11. A apuração por meio de TCA pode obrigar o servidor a ressarcir ao erário o prejuízo decorrente do extravio ou dano?

Não. O TCA consiste apenas em um instrumento processual empregado pela Administração para se apurar de forma simplificada as situações descritas na IN CGU nº 04/2009, de modo que o ressarcimento ao erário somente acontecerá quando o servidor livremente optar por realizá-lo através de uma das formas indicadas na IN e desde que atenda as exigências ali descritas. Em nenhuma hipótese a Administração poderá coagir o servidor envolvido a efetuar o ressarcimento por meio do procedimento do TCA.

12. Instaurado o TCA, o servidor envolvido poderá realizar o ressarcimento mesmo após o parecer da autoridade responsável pela lavratura ou o julgamento proferido pela autoridade competente?

Sim. O servidor envolvido poderá realizar o ressarcimento ao erário desde que ainda não tenha sido instaurado processo administrativo disciplinar ou sindicância para apurar o fato que ocasionou o extravio ou o dano.

13) Como deve ser instaurada a apuração simplificada por TCA?

O TCA deve ser protocolizado em forma de processo administrativo, que conterá como folha inicial o modelo de formulário anexo à Portaria CGU-CRG nº 513/2009, sendo dispensado o formalismo de publicar ato de instauração ou de designação.

14. Quem é responsável para instaurar e conduzir o TCA?

De acordo com o art. 2º da IN CGU nº 04/2009, a autoridade competente para instaurar, conduzir e lavrar o TCA é o chefe do setor responsável pela gerência de bens e materiais da unidade administrativa, de modo que tal procedimento não deverá ter o seu trâmite realizado por meio das corregedorias eventualmente existentes nos órgãos.

15. Caso o servidor envolvido tenha dado causa ao dano ou ao extravio quando em exercício no órgão A, mas esteja atualmente trabalhando no órgão B, quem deverá instaurar e conduzir o TCA?

A responsabilidade pela instauração e condução do TCA naquele caso caberá ao chefe do setor competente pela gerência de bens e materiais da unidade administrativa em que o servidor envolvido trabalhava à época do dano ou extravio, ou seja, no órgão A.

16. Com a criação do TCA, foi extinta a apuração de prejuízos de pequeno valor por meio de sindicância ou processo administrativo disciplinar?

Não. Vale lembrar que o TCA consiste apenas em um instrumento processual empregado pela Administração para se apurar de forma simplificada os casos de extravio ou dano a bem público que implicar em prejuízo de pequeno valor. Caso ao final do TCA fique demonstrada a existência de indícios de conduta dolosa por parte do servidor ou que este cometeu o ato por culpa e, neste caso, não quis promover o adequado ressarcimento ao erário, a Administração continuará com o dever de apurar os fatos por meio de processo administrativo disciplinar ou sindicância.

17. Apurações atualmente em curso no Poder Executivo Federal que tratem sobre extravio ou dano a bem público que implicar em prejuízo de pequeno valor poderão ser convertidas em TCA?

Sim. Desde que o processo não tenha sido encerrado com a decisão da autoridade julgadora, os procedimentos administrativos em curso no Poder Executivo Federal que versem sobre a matéria tratada na IN CGU nº 04/2009 poderão empregar a apuração simplificada por meio do TCA.

18. O prazo de cinco dias para apresentação da defesa e/ou ressarcimento poderá ser prorrogado por maior tempo?

Sim. Tal como no processo administrativo disciplinar, vigora na apuração simplificada por TCA o princípio do formalismo moderado, ou seja, a fim de se preservar a eficiência que se busca por meio deste procedimento apuratório simplificado, devem ser evitados exageros formais que dificultem ou impeçam a participação do servidor envolvido. Assim, desde que haja fundada necessidade, a autoridade responsável pela condução e lavratura do TCA poderá estender o prazo de cinco dias previsto na IN CGU nº 04/2009. É o que aconteceria, por exemplo, quando o servidor envolvido necessitasse obter o resultado de uma perícia do DETRAN ou de algum outro órgão quanto a uma colisão no uso de um veículo oficial. SERVIÇO PÚBLICO FEDERAL

19. Com a criação do TCA, o gestor não tem mais que prestar contas sobre os extravios ou os danos a bem público que implicar em prejuízo de pequeno valor ocorridos em seu órgão?

Não. Ele deverá manter e organizar os TCA realizados no seu órgão para análise na Tomada ou Prestação Anual de Contas, bem como para verificação das unidades integrantes do Sistema de Correição do Poder Executivo Federal.

20) A IN CGU nº 04/2009 revogou totalmente a IN SEDAP nº 205, de 08/04/1988?

Não. A IN CGU nº 04/2009 revogou a IN SEDAP nº 205/1988 apenas no que diz respeito à obrigatoriedade de se apurar extravios ou danos a bem público que implicar em prejuízo de pequeno valor exclusivamente por meio de processo administrativo disciplinar ou sindicância.

21) O resultado das apurações feitas pelo TCA deverá ser registrado nos assentamentos funcionais do servidor envolvido?

Não. Independente do resultado a que se chegue ao final do TCA, nenhum registro deve ser feito nos assentamentos funcionais do servidor envolvido, pois esta medida é uma decorrência exclusiva dos julgamentos punitivos realizados no bojo dos processos administrativos disciplinares.